Jobcenter Salzgitter läutet das digitale Zeitalter ein

SZ-Lebenstedt. Der Aktenschrank hat ausgedient. Auch im Jobcenter Salzgitter hält das digitale Zeitalter Einzug. „Moderne Verwaltung mit weniger Papier“ lautet das Motto in der Behörde.

Mithilfe der elektronischen Akte läutet ab dem 27. Februar das Jobcenter das Ende der klassischen Archivierung ein, alle Dokumente werden nach und nach abgelöst. Das Amt will sich „zu einem papierarmen Dienstleister“ wandeln, verspricht „weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte“. Die Kunden könnten aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Eingehende Kundenpost wird künftig gescannt und computerlesbar gespeichert. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der Akte zugeordnet. Die Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. „Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt“, schreibt das Jobcenter. Einblick in die Dokumente haben immer nur die Beschäftigten, die ihn auch brauchen.
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist – der Weg zum Aktenschrank fällt weg. Der Grund für den Wechsel: Die durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. „Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft“, heißt es.
Wichtig für alle, die Post an das Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach vernichtet. Es sei denn, Kunden teilen mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. „Am besten also nur dann Originale an das Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.“